Dokumentenmanagement

Professionelle Unterstützung beim Dokumentenmanagement und Wissensmanagement

Dokumentenmanagement ist ein zentraler Bestandteil eines effektiven Managementsystems und spielt eine entscheidende Rolle bei der Erfüllung der Anforderungen verschiedener Normen. Es umfasst die systematische Steuerung, Kontrolle und Verwaltung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen stets aktuell, zugänglich und sicher sind. Bei [Name des Beratungsunternehmens] unterstützen wir Sie bei der Integration einer maßgeschneiderten Dokumentenverwaltung und fungieren gleichzeitig als Schnittstelle zum Wissensmanagement, um den Informationsfluss und die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Was bedeutet Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bezieht sich auf den Prozess der Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.

Es beinhaltet die folgenden Schlüsselkomponenten:

Dokumentenerstellung und -versionierung: Sicherstellung, dass alle Dokumente korrekt erstellt und Versionen eindeutig identifiziert werden, um Verwirrung zu vermeiden und Änderungen nachvollziehbar zu machen.
Zugriffssteuerung: Regelung, wer Zugriff auf welche Dokumente hat, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.
Dokumentenspeicherung und -archivierung: Sicherstellung, dass Dokumente sicher und effizient gespeichert werden, sodass sie bei Bedarf leicht zugänglich sind.
Dokumentenverteilung: Gewährleistung, dass relevante Dokumente den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.
Überwachung und Überprüfung: Regelmäßige Überprüfung der Dokumente, um sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt sind.

Wie erfüllen wir die Anforderungen aus der Norm?

Die Anforderungen an das Dokumentenmanagement variieren je nach spezifischer Norm (z.B. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001). Im Allgemeinen umfassen diese Anforderungen jedoch die folgenden Aspekte:

Dokumentierte Information: Sicherstellen, dass die erforderlichen Informationen dokumentiert sind und den Normanforderungen entsprechen.
Kontrolle von dokumentierten Informationen: Etablierung von Verfahren zur Kontrolle der Erstellung, Genehmigung, Verteilung, Überarbeitung und Archivierung von Dokumenten.
Zugriffskontrolle: Implementierung von Mechanismen zur Steuerung des Zugriffs auf dokumentierte Informationen, um ihre Integrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
Überwachung und Bewertung: Regelmäßige Überprüfung der dokumentierten Informationen, um ihre Aktualität und Relevanz sicherzustellen.

Unsere Unterstützung bei der Integration eines maßgeschneiderten Dokumentenmanagementsystems:

Bedarfsanalyse und Planung:

Wir beginnen mit einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Dokumentenverwaltung und ermitteln die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und der relevanten Normen.
Basierend auf dieser Analyse entwickeln wir einen detaillierten Plan zur Integration eines maßgeschneiderten Dokumentenmanagementsystems.

Systemauswahl und Implementierung:

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der geeigneten Software und Tools für Ihr Dokumentenmanagement, die am besten zu den Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens passen.
Unser Team implementiert das ausgewählte System und stellt sicher, dass es nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert wird.

Prozessentwicklung und -optimierung:

Wir entwickeln und optimieren die notwendigen Prozesse für die Erstellung, Kontrolle, Speicherung und Verteilung von Dokumenten.
Diese Prozesse werden so gestaltet, dass sie den Anforderungen der relevanten Normen entsprechen und gleichzeitig die Effizienz und Sicherheit in Ihrem Unternehmen erhöhen.

Schulung und Unterstützung:

Wir schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem und den dazugehörigen Prozessen.
Unsere Schulungen sind darauf ausgelegt, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die neuen Verfahren verstehen und effektiv anwenden können.

Integration mit Wissensmanagement:

Wir bilden die Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagement und Wissensmanagement, um sicherzustellen, dass relevante Informationen nicht nur dokumentiert, sondern auch für die Wissensverbreitung und -nutzung im Unternehmen zugänglich gemacht werden.
Dies fördert die Nutzung des gesammelten Wissens und unterstützt kontinuierliche Lern- und Verbesserungsprozesse.